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2021/08/02 

社論

【社論】完善計畫管理 提升組織效能

 新冠肺炎疫情肆虐全球,但東京奧運仍克服艱難險阻,如期如質舉行,讓全球頂尖運動員,於最高運動殿堂競技。在我國女子舉重好手郭婞淳、羽球男子雙打李洋和王齊麟先後奪金後,這個4年一度、扣人心弦的璀璨盛會,持續上演著驚奇篇章,亦展現日本完善的計畫管理,確有若干殊值借鏡與學習之處。

 此次奧運,日本傾全國之力,在場地、食宿、運輸、表演、賽事與病毒防範等眾多整備事項中,不僅先行完成整體規劃,更依節點逐一落實;期間雖遭逢疫情攀升、缺工缺料、成本飆升等困難,皆因及早做好風險管理,終能順利執行。

 西方寓言故事中,一位年輕人每天赴森林砍柴,日出到日落,常徹夜未眠,只希望收穫豐碩,卻總是事與願違。年輕人百思不得其解,老前輩卻笑著搖頭,你一直在砍柴,卻不磨刀,當然收穫有限。故事隱喻了效率的重要性,有效率的計畫管理,能讓組織效能提升,降低事故風險。推及軍隊事務,經緯萬端,組織規模龐大,稍有不慎,即易損兵折將,影響國家安全,尤須落實計畫管理,減少「一夜精神」所產生之煩、忙、亂習氣,有效減少潛在危安風險,提高組織運作效能,振奮軍心士氣。

 「計畫管理」係指長期、有目的性的工作,包含多個暫時性專案。組織常依業務屬性,區分數個計畫辦公室,再依個人職掌推動各項專案,最後達成計畫目的,帶動組織前進。細而言之,計畫乃係根據外部環境與內部條件分析,提出未來一定時期內要達成的「組織目標」,以及實現目標的「方法途徑」,其內涵包含計畫編制、執行和檢查。相關編制面,通常包含分工職掌、執行要項、節點訂定與風險管理等;執行與檢查面,則包含綿密的節點管制、計畫調整、督考機制與回饋學習等,以有效利用組織所能掌控之人力、物力、財力資源,靈活協調應變,確保計畫達成。

 專家認為,有效率的計畫管理,皆與組織文化有關。其中包含4個層面,首先是領導者改變的決心。台積電創辦人張忠謀曾成功創造員工每週工時大量減低,但營收卻屢破紀錄典範;率先施行會議分級制,以縮減會議時間,精簡參加人次、減少報告時間,以儘早開始工作;安裝行動監控系統,工程師可回家上線監控與檢查,如此,每人每日多出2小時非工作時間,不僅能照顧家庭,也有時間思考創新作法,增益公司產能。

 第2個層面是人員素質,涉及提升員工技能與創新思維。科技日新月異,軍隊須與民間接軌,導入實用科技產品。從國外經驗來看,美國與新加坡軍人皆可利用分類分級保密瀏覽器,與軍網介接,實施異地辦公。因此,若要增進計畫管理效率,官兵不僅須學習相關作業軟體,嘗試增加遠距視訊會議,亦應善用工具,減少作業/會議時間;此外,也要鼓勵官兵參加公餘進修或讀書會,汲取創新管理思維,讓軍事管理執行更有效率。

 再者,紀律為效率之母,不僅反映出專注的工作態度,更為軍人負責任的本質。在時間管理上,任何工作,可分為數個子目標,從完成日期反推,訂定子目標完成日期,以嚴肅作業紀律,避免工作壓縮於某一日;其次是判斷高價值工作,抓取重點,判定輕重緩急,以最佳效率,完成手邊最緊急、重要之作業,也能收事半功倍之效。

 第4個層面則在於善用組織力,重視團隊合作。須知,臨時事項或計畫受阻,乃為常態,因此組織成員應凝聚向心,互助協力,避免單打獨鬥,而是分工合作,迅速解決突發事項,確保依節點完成主要任務,創造單位高昂士氣。

 事實上,現代戰爭更需要以計畫管理思維成之。囿於戰場複雜,節奏快速,必須善用網際網路與人工智慧等科技,協助聯合作戰計畫擬定、指揮與管制等措施,因應戰場現況,快速調整兵火力應用,發揮計畫執行綜效。各單位遂行任務之時,不僅須注重計畫執行力,更須考量過程中回饋的效率值,若能讓組織在創造績效過程中,確保單位正常運作節奏與官兵愉悅心緒,將是最佳績效表現。

 《孫子兵法》有云:「多算勝,少算不勝,而況於無算乎?」亦云:「凡鬥眾如鬥寡,形名是也。」證諸,明確揭示有效率之計畫管理,始終是勝戰要訣。今日國軍,應配合時代轉型,在組織文化革新與先進科技輔助下,打造優質工作環境,建構質精戰力強的勁旅。

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